Niniejsza Polityka Prywatności opisuje zasady i procedury przetwarzania Twoich danych osobowych przez zespół MerxTeam (zwanym dalej również Firma ”Merx”, ”my”) oraz wyjaśnia, jak dbamy o to, by przetwarzanie danych osobowych odbywało się w sposób odpowiedzialny i zgodny z obowiązującym prawem dotyczącym ochrony danych osobowych.

Z dniem 25 maja 2018 roku w ramach Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego wchodzi w życie Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (GDPR - polski skrót RODO).

1. Postanowienia ogólne

1.1 W naszej Firmie szanujemy integralność danych osobowych osób zatrudnionych u naszych klientów i dostawców oraz innych osób. Niniejsze zasady zostały stworzone w celu osiągnięcia silnej ochrony danych osobowych, które przetwarzamy. Zależy nam na tym, aby chronić i respektować integralność klientów i dążymy do osiągnięcia wysokiego poziomu bezpieczeństwa przy wykonywaniu wszelkich operacji związanych z przetwarzaniem danych osobowych.

1.2 Stosujemy odpowiednie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa niezbędne dla zabezpieczenia Waszych danych osobowych przed udostępnieniem ich osobom nieuprawnionym, niedozwolonemu przetwarzaniu oraz ich zmianą lub utratą. Przykładem takich środków bezpieczeństwa są ograniczenia uprawnień.

1.3 Niniejsza Polityka Prywatności określa w jaki sposób Merx gromadzi, przetwarza, udostępnia i przechowuje Twoje dane osobowe.

1.4 Polityka Prywatności ma zastosowanie wtedy, gdy my oferujemy usługi i produkty w związku z zakupem, sprzedażą, sprawami serwisowymi i pozostałym kontaktem z Merx, takim jak odwiedziny na stronie internetowej oraz kontakt z naszymi pracownikami podczas osobistej wizyty, przez telefon, fax, chat i e-mail.

2. Administrator danych osobowych

2.1 Administratorem danych osobowych przetwarzanych przez nas lub w naszym imieniu jest Merx. Oznacza to, że Merx określa cele i środki przetwarzania danych osobowych, tzn. dlaczego przetwarzamy Twoje dane, a także jak i w jaki sposób je przetwarzamy.

2.2 Jeżeli powstaną jakiekolwiek pytania związane z przetwarzaniem danych osobowych, można skontaktować się z nami przy pomocy danych kontaktowych podanych poniżej.

3. Kiedy przetwarzamy Twoje dane osobowe?

3.1 Musimy zbierać i przetwarzać dane osobowe, aby umożliwić klientom kupowanie naszych towarów, dostarczanie towarów lub usług, odwiedzanie naszej strony internetowej lub skontaktowanie się z nami w celach serwisowych lub pozyskania informacji.

3.2 Zbieramy i przetwarzamy dane osobowe klientów wtedy, gdy dokonują oni zakupu, sprzedaży, korzystają z naszej obsługi, odwiedzają naszą stronę internetową, odwiedzają nas na targach lub w inny sposób kontaktują się z nami.

3.3 Informacje zbierane podczas zakupu lub dostawy są wymagane, aby można było zawrzeć z nami umowę oraz abyśmy mogli udostępnić nasze usługi i oferty.

4. Które z Twoich danych osobowych przetwarzamy?

4.1 Informacje dotyczące osób zatrudnionych w firmach będących klientami MerxTeam

W przypadku osób zatrudnionych w firmach będących naszymi klientami, przetwarzamy następujące dane osobowe:

• Imię i nazwisko
• Numer telefonu i adres e-mail
• Stanowisko
• Informacje o tym, którymi spośród naszych produktów lub ofert osoba zatrudniona była zainteresowana, jej reakcje na nasz newsletter oraz do których z naszych eventów zgłosiła udział.

4.2 Informacje dotyczące osób zatrudnionych w firmach będących dostawcami MerxTeam

W przypadku osób zatrudnionych w firmach będących naszymi dostawcami towarów i usług, przetwarzamy następujące dane osobowe:

• Imię i nazwisko
• Numer telefonu i adres e-mail
• Stanowisko

4.3 Informacje dotyczące osób zatrudnionych w firmach prowadzących leady sprzedażowe MerxTeam

W przypadku osób zatrudnionych w firmach zajmujących się naszymi leadami sprzedażowymi, przetwarzamy następujące dane osobowe:

• Imię i nazwisko
• Numer telefonu i adres e-mail
• Stanowisko
• Informacje o tym, którymi spośród naszych produktów lub ofert osoba zatrudniona była zainteresowana, jej reakcje na nasz newsletter oraz do których z naszych eventów zgłosiła udział.

5. W jakim celu przetwarzamy Twoje dane osobowe?

5.1 Informacje dotyczące osób zatrudnionych w firmach będących klientami MerxTeam

MerxTeam przetwarza Twoje dane osobowe w różnych celach. W dużej mierze robimy to, aby:

• wypełniać nasze obowiązki wobec Ciebie jako klienta, to jest: przeprowadzanie sprzedaży, dostarczanie naszych towarów, wystawianie faktur, obsługę klienta;
• świadczyć opiekę kliencką i obsługę klienta, jak np. udzielanie odpowiedzi na zapytania i korygowanie błędnych informacji;
• udzielać informacji dotyczących towarów i usług MerxTeam drogą pocztową, mailową, poprzez CRM, SMS/MMS, chat i telefon;
• dbać o relacje z klientami;
• udzielać Ci ważnych informacji i dostarczać spersonalizowane oferty przez newsletter, na targach oraz na naszych stronach internetowych;
• podnosić poziom naszej oferty, np. poprzez rozwój produktów i funkcji;
• przeciwdziałać oszustwom i dokonywać oceny ryzyka;
• przestrzegać odpowiednich przepisów prawa, np. przepisów regulujących prowadzenie księgowości.

5.2 Informacje dotyczące osób zatrudnionych w firmach będących dostawcami MerxTeam

MerxTeam przetwarza Twoje dane osobowe w różnych celach. W dużej mierze robimy to, aby:

• wypełniać nasze obowiązki wobec Ciebie jako dostawcy, to jest: przeprowadzanie zakupu, przyjmowanie towarów od dostawców, płatności i świadczenie obsługi;
• świadczyć ogólny serwis dla dostawców;
• udzielać informacji dotyczących towarów i usług zakupionych przez MerxTeam drogą pocztową, mailową, poprzez CRM, SMS/MMS, chat i telefon;
• dbać o relacje z dostawcami;
• podnosić poziom naszej oferty, np. poprzez rozwój usług, produktów i funkcji, które kupujemy od naszych dostawców;
• przeciwdziałać oszustwom i dokonywać oceny ryzyka;
• przestrzegać odpowiednich przepisów prawa, np. przepisów regulujących prowadzenie księgowości.

 

5.3 Informacje dotyczące osób zatrudnionych w firmach prowadzących leady sprzedażowe MerxTeam

MerxTeam przetwarza Twoje dane osobowe w różnych celach. W dużej mierze robimy to, aby:

• wypełniać nasze obowiązki wobec Ciebie jako leada sprzedażowego, takie jak przesyłanie informacji o produktach;
• świadczyć opiekę kliencką i obsługę klienta, jak np. udzielanie odpowiedzi na zapytania i korygowanie błędnych informacji;
• udzielać informacji dotyczących towarów i usług MerxTeam drogą pocztową, mailową, poprzez CRM, SMS/MMS, chat i telefon;
• udzielać Ci dopasowanych informacji i dostarczać spersonalizowane oferty poprzez newsletter, na targach oraz na naszych stronach internetowych;
• podnosić poziom naszej oferty, np. poprzez rozwój usług, produktów i funkcji;
• przeciwdziałać oszustwom i dokonywać oceny ryzyka;
• przestrzegać odpowiednich przepisów prawa, np. przepisów regulujących prowadzenie księgowości.

 

6. Podstawy prawne do przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych

6.1 Przetwarzanie Twoich danych osobowych przez Merx opiera się na wielu podstawach prawnych. Zostały one opisane w niniejszym rozdziale.

6.2 Twoje dane osobowe przetwarzamy po to, aby móc zawierać z Tobą, jako klientem lub dostawcą umowy dotyczące zakupu i sprzedaży, prowadzić uproszczoną ewidencję, czy historię zamówień.

6.3 Przetwarzanie przez nas danych osobowych opiera się w części na tak zwanym wyważeniu interesów. Dotyczy to przetwarzania danych osobowych w takich przypadkach, jak działania marketingowe, np. wysyłanie do Ciebie ofert dotyczących naszych towarów i usług, informacji o naszych wydarzeniach, a także dokonywanie ograniczonej segmentacji klientów, np. na podstawie łącznych wartości zamówień.

6.4 Nie przetwarzamy żadnych wrażliwych danych osobowych.

6.5 W niektórych przypadkach możemy mieć prawny obowiązek przetwarzania Twoich danych osobowych. Dotyczy to na przykład przetwarzania danych osobowych w celu spełnienia wymagań, które przewidziano w przepisach regulujących prowadzenie księgowości.

7. Podsumowanie informacji o przetwarzaniu danych osobowych przez MerxTeam

 

Cel	Podstawa prawna:	Rodzaje danych osobowych
Administracja, rozwój i dostarczanie naszych towarów i usług oraz świadczenie wsparcia.	Wypełnienie postanowień umowy sprzedaży	Imię i nazwisko Dane kontaktowe (np. e-mail i numer telefonu). Stanowisko
Okres przechowywania: 24 miesiące po ostatniej aktywności klienta u nas, np. poprzez złożenie zamówienia lub kontakt z naszym biurem obsługi klienta

 

Cel	Podstawa prawna:	Rodzaje danych osobowych
Administracja, rozwój i zakup towarów i usług oraz świadczenie wsparcia.	Wypełnienie postanowień umowy zakupu	Imię i nazwisko Dane kontaktowe (np. e-mail i numer telefonu). Stanowisko
Okres przechowywania:  24 miesiące po ostatniej aktywności dostawcy u nas, np. poprzez dostarczenie towaru lub kontakt z naszym działem zakupów

 

Cel	Podstawa prawna:	Rodzaje danych osobowych
W celu zapewnienia spełnienia wymogów prawnych, takich jak zawarte w ustawie o rachunkowości	Obowiązek prawny	Imię i nazwisko Dane kontaktowe (np. e-mail i numer telefonu). Stanowisko
Okres przechowywania:  Tak długo, jak jesteśmy obowiązani przechowywać dane zgodnie z obowiązującymi przepisami

 

Cel	Podstawa prawna:	Rodzaje danych osobowych
Działania marketingowe promujące nas i nasze towary i usługi poprzez np. targi, drogą pocztową, mailową, przez telefon, system CRM i SMS/MMS	Wyważenie interesów	Imię i nazwisko Dane kontaktowe (np. e-mail i numer telefonu). Stanowisko Informacje o tym, którymi spośród naszych ofert byłeś zainteresowany, na które z naszych newsletterów zareagowałeś oraz do których z naszych wydarzeń dołączyłeś
Okres przechowywania:  24 miesiące po ostatniej Twojej aktywności u nas, np. poprzez złożenie zamówienia  lub kontakt z naszym biurem obsługi klienta

 

8. Profilowanie

8.1 Możemy przetwarzać Twoje dane osobowe poprzez profilowanie. Jeżeli jesteś klientem, analizujemy informacje o tym, jakimi spośród naszych towarów, usług i ofert byłeś zainteresowany, na które z naszych newsletterów reagowałeś, czy w których z naszych eventów brałeś udział. Są to dane, które pozwalają nam dostarczać Ci oferty, które według nas odpowiadają Twoim oczekiwaniom oraz zapraszać Cię na eventy, którymi według nas możesz być zainteresowany.

8.2 Możesz w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych, w tym profilowania. Możesz to zrobić, wysyłając do nas e-mail na adres: privacy@merxteam.com

Po odebraniu Twojego zgłoszenia, MerxTeam zakończy przetwarzanie Twoich danych osobowych w tym celu.

 

9. Jak długo przechowywane są Twoje dane osobowe?

9.1 Twoje dane osobowe są przechowywane tylko tak długo, jak długo jest to potrzebne do realizacji celów, dla których zostały zebrane zgodnie z niniejszą Polityką Prywatności.

9.2 MerxTeam może przechowywać Twoje dane osobowe dłużej, jeżeli jest to niezbędne do spełnienia postanowień przepisów prawnych oraz jeżeli leży to w interesie prawnym MerxTeam.

9.3 MerxTeam przechowuje dane o klientach i dostawcach najdłużej przez 24 miesiące od chwili dokonania ostatniego zakupu przez klienta lub, w przypadku dostawcy, od chwili zrealizowania ostatniej dostawy.

10. Przekazanie danych osobowych

10.1 Twoje dane osobowe mogą zostać przekazane firmie zewnętrznej, która zajmuje się logistyką Twojego zakupu/dostawy oraz innym partnerom biznesowym i dostawcom usług IT, związanych z obsługą zamówień i komunikacji.

10.2 Możemy również przekazać Twoje dane osobowe firmie zewnętrznej w przypadku, gdy wymagają tego przepisy prawne, inne regulacje lub decyzje urzędowe.

10.3 Możemy również przekazać Twoje dane osobowe stronie trzeciej, jak np. policji, urzędowi skarbowemu lub innemu urzędowi, jeśli prowadzone jest postępowanie w sprawie popełnienia przestępstwa lub jeżeli z innego powodu jesteśmy zobowiązani przekazać takie informacje na 
mocy przepisów prawnych lub decyzji urzędowych.

10.4 Dbamy o to, aby Twoje dane osobowe były przetwarzane na terytorium Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego; wszystkie nasze własne systemy IT znajdują się na terytorium UE/EOG. W związku z wsparciem i utrzymaniem systemu możemy jednak być zmuszeni przenieść informacje do państwa spoza UE/EOG, np. gdy udostępniamy Twoje dane osobowe podmiotowi przetwarzającemu, który sam lub poprzez podwykonawców jest zarejestrowany lub przechowuje dane w państwie spoza UE/EOG. Podmiot przetwarzający ma w takim przypadku dostęp wyłącznie do tych danych, które są istotne dla danego celu np. pliki dziennika (log files). Niezależnie od tego, w jakim państwie przetwarzane są Twoje dane osobowe, stosujemy wszystkie odpowiednie środki prawne, techniczne i organizacyjne, aby zapewnić ochronę danych na takim samym poziomie, jak na terytorium UE/EOG. W przypadkach, w których dane osobowe przetwarzane są poza terytorium UE/EOG, poziom ochrony danych gwarantuje decyzja Komisji Europejskiej o tym, że dane państwo trzecie zapewnia odpowiedni stopień ochrony, lub zapewnienie tzw. odpowiednich zabezpieczeń. Przykładami odpowiednich zabezpieczeń są zatwierdzony kodeks postępowania w państwie przyjmującym, standardowe klauzule umowne ochrony danych osobowych, wiążące reguły korporacyjne lub Privacy Shield (ochrona prywatności).

10.5 Nie będziemy sprzedawać Twoich danych osobowych firmom zewnętrznym.

 

11. Zmiany w Polityce Prywatności

11.1 Zastrzegamy sobie prawo do dokonywania zmian w Polityce Prywatności w dowolnym momencie. W przypadku dokonania zmian w Polityce Prywatności, MerxTeam poinformuje Cię o tym z odpowiednim wyprzedzeniem.

12. Ochrona Twoich danych osobowych

12.1 Nasz klient powinien zawsze czuć się bezpiecznie, gdy przekazuje nam swoje dane osobowe. Dlatego stosujemy niezbędne zabezpieczenia danych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zmianą i utratą. Przykładowo, wszystkie dane dotyczące klientów i dostawców zapisywane są w bazie danych zabezpieczonej systemem zarządzania uprawnieniami i zaporą sieciową (firewall).

 

13. Twoje prawa

13.1 Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych masz prawo w dowolnym momencie zażądać dostępu do danych osobowych, które dotyczą Ciebie. Masz również prawo do sprostowania dotyczących Ciebie danych osobowych, które są nieprawidłowe, prawo do zaprzestania przetwarzania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych, prawo do przenoszalności danych osobowych, jak również prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych dotyczących Ciebie.

13.2 Ponadto masz prawo do uzyskania informacji, o tym, skąd dane zostały pozyskane, jeżeli nie zostały zebrane od Ciebie, o fakcie zautomatyzowanego podejmowania decyzji (w tym profilowania) oraz o okresie, przez który dane osobowe będą przechowywane lub o kryteriach ustalania tego okresu.

13.3 Jeżeli nie chcesz, abyśmy przetwarzali Twoje dane osobowe na potrzeby marketingu bezpośredniego, masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania Twoich danych osobowych, wysyłając e-mail na adres: privacy@merxteam.com. Po potrzymaniu Twojego sprzeciwu, zaprzestaniemy przetwarzanie Twoich danych osobowych dla celów marketingu bezpośredniego.

13.4 Ponadto, masz prawo wniesienia skargi do organu nadzoru danych w dowolnym momencie, jeżeli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza obowiązujące przepisy prawne.

13.5 Jeżeli chcesz zrealizować któreś ze swoich praw, skontaktuj się z nami, wysyłając do nas e-mail na adres: privacy@merxteam.com

 

14. Co to są pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) i jak ich używamy?

14.1 Plik cookies to niewielki plik tekstowy składający się z liter i cyfr, wysyłany z naszego serwera i zapisywany przez Twoją przeglądarkę lub urządzenie. Używamy następujących typów cookies:

1) Tymczasowe (sesyjne; pliki tymczasowe, które pozostają w pamięci przeglądarki do momentu zakończenia sesji lub wyłączenia urządzenia),

2) Stałe (cookies, które pozostają w pamięci przeglądarki do czasu, gdy je usuniesz, albo gdy zostaną usunięte),

3) Własne (pochodzące bezpośrednio z odwiedzanej strony internetowej).

4) Zewnętrzne (pochodzące z witryny zewnętrznej; w naszym przypadku używamy ich przede wszystkim w celach analitycznych, np. Google Analytics),

5) Podobne technologie (technologie zapisujące informacje w Twojej przeglądarce lub na Twoim urządzeniu w sposób podobny do sposobu działania cookies).

Pliki cookies, których używamy, ułatwiają korzystanie z usług, które oferujemy. Niektóre nasze usługi wymagają cookies do poprawnego działania, podczas gdy inne poprawiają działanie oferowanych usług. Plików cookies używamy dla uzyskania ogólnych informacji statystycznych dotyczących Twojego sposobu korzystania z naszych usług, a także, aby umożliwić zapis ustawień użytkownika, takich jak język i inne ustawienia.

 

14.2 Czy możesz samodzielnie regulować użycie plików cookies?

Tak! Twoja przeglądarka internetowa lub urządzenie umożliwia Ci zmianę ustawień dotyczących używania i zakresu działania plików cookies. Wejdź w ustawienia Twojej przeglądarki lub urządzenia, aby dowiedzieć się więcej, jak dopasować ustawienia dotyczące cookies. Możesz tam np. ustawić blokowanie wszystkich plików cookies, akceptowanie wyłącznie własnych plików cookies lub usuwanie cookies po zamknięciu przeglądarki. Pamiętaj, że niektóre z naszych usług mogą nie działać, jeśli zablokujesz lub ustawisz usuwanie plików cookies. Więcej informacji o cookies znajdziesz na stronach internetowych Szwedzkiego Urzędu Pocztowego i Telekomunikacyjnego (Post- och telestyrelsen), www.pts.se.

 

15. Informacje kontaktowe

15.1 Jeżeli masz pytania dotyczące niniejszej Polityki Prywatności, przetwarzania Twoich danych osobowych lub jeśli chcesz uzyskać kopię danych Ciebie dotyczących – nie wahaj się skontaktować z nami. Dane do kontaktu znajdziesz poniżej.

MerxTeam AB, Galvaniseringsgatan 5, 417 07 Göteborg

e-mail: privacy@merxteam.com

Merx Team Polska Sp. z o.o.

SEGRO Business Park Warsaw,

Ożarów Bud B, ul. Ożarowska 40/42,

05-850 Duchnice

Phone: +48 22 8113908, 22 8112068